Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя [наименование организации].

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от неё приказом руководителя организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и профессиональная подготовка по делопроизводству без требований к стажу работы.

1.5. Работник, занимающий должность делопроизводителя, должен знать:

— нормативные документы по делопроизводству и требования ГОСТ к оформлению документов;

— правила регистрации, учёта и контроля исполнения документов;

— номенклатуру дел организации и порядок формирования дел;

— правила подготовки документов к передаче в архив;

— правила работы в системе электронного документооборота;

1.6. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом организации, правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами и настоящей должностной инструкцией.

1.7. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и т. п.) должностные обязанности исполняет работник, назначенный приказом руководителя организации.

2. Должностные обязанности

2.1. Принимает и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию.

2.2. Передаёт документы исполнителям в соответствии с резолюциями руководства.

2.3. Контролирует сроки исполнения документов и напоминает исполнителям о них.

2.4. Оформляет и отправляет исходящие документы.

2.5. Формирует дела в соответствии с номенклатурой и обеспечивает их сохранность.

2.6. Готовит дела к передаче в архив.

2.7. Ведёт справочную работу по документам организации.

2.8. Ведёт учёт документов в системе электронного документооборота.

3. Права

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Запрашивать у руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.4. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных требований.

3.5. Требовать от работников соблюдения правил работы с документами.

3.6. Требовать от руководства организации создания условий для исполнения должностных обязанностей и обеспечения сохранности документов.

4. Ответственность

4.1. Делопроизводитель несёт ответственность:

4.2. за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах, определённых трудовым законодательством Российской Федерации;

4.3. за правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определённых административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.4. за причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определённых трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

5.2. При разработке инструкции учтены требования профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

5.3. Ознакомление делопроизводителя с настоящей инструкцией осуществляется при приёме на работу до подписания трудового договора и подтверждается подписью работника.

5.4. Один экземпляр инструкции хранится у работодателя, второй — у работника.